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弁護士桑田の活動日誌

2021年3月 3日 水曜日

新型コロナウイルスと理事会の開催について

皆さん,こんにちは,弁護士の桑田です。
緊急事態宣言が発出されてしばらく経ち,新型コロナウイルスの感染者数も徐々に減少してきました。
ですが,なお,予断を許さない状況が続いています。
そこで,今回のテーマは,新型ウイルスが蔓延している状態での理事会の開催の方法について,としました。
以前,新型コロナウイルスが蔓延している中での管理組合総会の開催方法についてご紹介しました。
今回は,理事会について検討してみようということです。

まず,一般論としては,マンション標準管理規約のコメントとして以下のような記載があります。
「理事会に出席できない理事について,インターネット技術によるテレビ会議での理事会参加や議決権行使を認める旨を,規約において定めることも考えられる

また,マンション管理センターの「新型コロナウイルスの感染拡大におけるITを活用した総会・理事会の開催に関するQ&A」には以下のコメントがあります。
「理事会の運営等については・・・あらかじめ管理規約や細則等で定めることにより,理事会についてWEB会議システムや電子メール等を用いて開催することが可能

これらの記載のとおり,あらかじめ管理規約等に定めておけば,ZOOM等の利用したリモート会議や電子メールを利用した会議も可能です。

もっとも,新型コロナウイルスの感染が拡大する前から,このような取り決めを管理規約等で設けている管理組合がそれほど多いとも思われません。
では,管理規約にそのような規定のない管理組合の理事会はどのように開催すればよいのでしょうか。

この点,先ほど紹介したマンション管理センターのQ&Aでは,「区分所有者からの了解や了承が得られれば」管理規約に規定されていない手法による対応も不適切ではない旨の記載があります。
「区分所有者からの了解や了承」を得たかどうかの判断をどのようにするのかやや不分明なところもありますが,実際には,多くの区分所有者も新型コロナウイルスの下ではWEB会議を支持してくれるでしょうから,このような考え方で良いと考えています。

とはいえ,理事会は総会ほど大人数ではないですし,本来,代理出席は認められず,理事本人が理事会で議論することが求められています。つまり,基本的には理事が直接出席して意見を出し合うことが望ましいとされているのです。
そうすると,緊急事態宣言が解除されたような場合には,マンション管理センターのQ&Aでいう「感染拡大」の状況に該当するかは慎重に判断する必要があります。

また,マンション管理センターのQ&Aは,WEB会議や電子メールを用いることのできない理事に対して議事についての質問の機会の確保書面による意見の提出や議決権行使を認めるなどの配慮を求めていますので,ご注意ください。

以上のとおりですが,実際の場面において,理事会に現実の出席を求めるか,それともWEB会議で終わりにするかは,判断が難しい場面もあると思います。
そのようなときには,当職にお気軽にご相談ください。懇切丁寧に応対させていただきます。




投稿者 弁護士 桑田 英隆

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